从Excel手工台账到集团级数字化管理平台
2026年4月1日
北京 · 上海 · 广州（2个职场） · 烟台
每一个工位、每一间会议室的数据，都由行政部负责维护和管理
每个职场一份Excel，格式不统一，版本混乱，找一个人的座位要翻好几个文件
人员调整后手动改表再群发，领导拿到的信息经常是过时的
集团层面没有统一入口，无法一目了然看到全国各职场的空间使用情况
新同事入职问座位、行政排工位、HR查花名册——同样的数据反复被问被查
没有等IT排期，没有外包采购——
行政部借助AI工具，从零搭建了一套集团级工位管理系统
利用AI工具生成代码、处理数据、搭建系统，行政人员全程主导需求和验收
从第一版到集团级系统，边用边改，持续迭代了十几个版本
利用免费云服务部署，在日常工作之余完成，无需额外开发费用和IT资源
一个链接，全国工位尽在掌握
5大职场数据一屏呈现
使用率对比、趋势分析
智能预警提醒
按区域/部门/座位号三种视图
点击即看员工完整信息
支持搜索和多维筛选
59间会议室完整信息
容量、设备、位置一目了然
排序筛选快速查找
37个可视化图表
部门分布、性别比例、使用趋势
数据洞察与管理建议
分角色权限管理
各职场管理员独立维护
改了数据实时生效
电脑、手机、平板
深色/浅色模式
扫码门牌、导出打印
接下来切换到真实系统，带大家实际看一看
提示：此时切换浏览器，打开 gongwei-ayj.pages.dev 进行实操演示
| 职场 | 工位数 | 在用 | 空闲 | 使用率 | 会议室 |
|---|---|---|---|---|---|
| 🏛️ 北京·数码港4F | 539 | 497 | 42 | 92.2% | 21 |
| 🏙️ 上海·网易13F | 298 | 274 | 24 | 91.9% | 20 |
| 🌸 广州·媒体港11F | 112 | 84 | 28 | 75.0% | 8 |
| 🎨 广州·欧派11F | 65 | 39 | 26 | 60.0% | 2 |
| 🌊 烟台·凯旋城 | 125 | 115 | 10 | 92.0% | 8 |
| 📊 集团合计 | 1,139 | 1,009 | 130 | 88.6% | 59 |
⚠️ 北京、上海、烟台使用率均超90%，接近饱和——系统已自动标记预警
| 场景 | 以前 | 现在 | 提效 |
|---|---|---|---|
| 查某人座位 | 翻Excel 3-5分钟 | 搜索 3秒出结果 | 提效 60倍+ |
| 新人入职安排工位 | 多方沟通 30分钟+ | 筛选空闲→分配 2分钟 | 提效 15倍 |
| 集团工位报表 | 汇总各地Excel 半天 | 打开链接即看 | 提效 50倍+ |
| 领导查看最新数据 | 找行政要→等回复 | 随时打开链接自助查看 | 实时可用 |
| 工位调整通知 | 改表→截图→群发 | 后台改→自动生效 | 零沟通成本 |
使用率超90%的职场自动预警，为扩容规划提供数据支撑。空闲工位分布一目了然，资源调配有据可依。
各职场行政独立维护自己的数据，互不干扰。领导无需登录即可查看全部，管理员修改实时生效。
五大城市工位数据汇聚一处，跨职场对比分析。告别"每个城市一个Excel"的碎片化管理。
广州、烟台均通过Excel批量导入快速接入。新城市、新职场可复用同样的流程，无需重新开发。
技术工具可以学，但对业务场景的理解是行政人员的核心优势。AI是工具，懂需求的人才是关键。
没有一步到位的完美系统。先做出能用的，再根据实际使用不断优化，十几个版本迭代出来的效果远好过一次性规划。
以前这类系统必须找IT或外包。现在借助AI工具，行政人员也能把想法变成产品，大大缩短了从需求到落地的距离。
这个思路不限于工位管理。资产台账、会议室预约、办公用品管理……任何Excel能做的，AI都能帮我们做得更好。
从一个想法到集团级系统
如果集团有需要，系统可以继续生长
深圳、成都、武汉等小职场，
沿用已跑通的Excel导入流程即可快速接入
工位变动趋势追踪、
部门空间使用效率分析、
为空间规划提供数据参考
同样的思路可以尝试用在
资产台账、办公用品管理等
行政日常工作中
如果有需要，可以配合IT部门
对接企业微信等内部平台，
具体方案需要进一步评估
感谢各位领导和同事的聆听
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