从Excel手工台账到集团级数字化管理平台
2026年4月1日
集团在全国有10+个职场，覆盖北京、上海、广州、烟台、资阳、成都、武汉、深圳、香港等城市
仅本次统计的北京、上海、广州、烟台四城市五职场，数据量已达：
后续其他职场可随时接入
每个职场各自维护一份Excel，格式不统一、版本不同步，汇总一次集团数据需要大量时间
人员调整后行政手动改表、截图通知，领导看到的数据往往已经过时
集团层面没有统一的数据入口，各职场的空间使用情况无法直观对比
使用率、部门分布、趋势变化等数据分析靠手动计算，难以形成有价值的决策参考
从日常工作中发现改进空间
领导需要看到全集团工位使用情况的全貌——使用率、空闲分布、部门配比。行政部想：能不能把分散的Excel变成一个直观的可视化平台？
AI工具越来越成熟，行政部开始尝试：不增加额外成本，用AI帮我们把数据整合起来。
目标很明确——让领导随时看到最新数据，让行政管理更高效，让空间资源配置有据可依。
先用上海一个职场的298个工位试点，验证可行后再逐步扩展到全集团。先跑通流程，再快速复制。
行政部借助AI工具，在日常工作之余从零搭建了一套集团级工位管理系统
利用AI工具生成代码、处理数据、搭建系统，行政人员全程主导需求和验收
边用边改，根据实际需求持续优化，迭代了十几个版本
利用免费云服务部署，无需额外开发费用和资源投入
从一个想法到集团级系统
一个链接，全国工位数据尽在掌握
各职场数据一屏呈现
使用率对比、趋势分析
智能预警提醒
按区域/部门/座位号三种视图
点击即看员工完整信息
支持搜索和多维筛选
59间会议室完整信息
容量、设备、位置一目了然
排序筛选快速查找
37个可视化图表
部门分布、性别比例、使用趋势
数据洞察与管理建议
分角色权限管理
各职场管理员独立维护
改了数据实时生效
电脑、手机、平板
深色/浅色模式
导出打印、二维码门牌
❌ 每个职场各自一份Excel
❌ 格式不统一，版本混乱
❌ 手动更新，逐一通知
❌ 没有集团全局视角
❌ 汇总数据耗时费力
❌ 领导看数据需要等行政整理
✅ 一个链接汇聚全国职场数据
✅ 数据统一、格式规范
✅ 后台更新实时生效
✅ 集团总览一屏掌握
✅ 37个图表自动分析
✅ 领导随时自助查看最新数据
接下来，带大家看一看真实的系统
| 工作场景 | 以前的方式 | 现在的方式 | 效率变化 |
|---|---|---|---|
| 查找某位同事的座位 | 翻多份Excel逐一查找，3-5分钟 | 搜索框输入姓名，3秒定位 | 提效 60倍+ |
| 新员工入职安排工位 | 确认空位→沟通→手动登记，30分钟+ | 筛选空闲工位→直接分配，2分钟 | 提效 15倍 |
| 汇总集团工位数据 | 收集各地Excel→手动汇总，半天以上 | 打开系统链接，数据实时汇总 | 提效 50倍+ |
| 向领导汇报空间使用情况 | 手动做图表→整理PPT→发送，数小时 | 领导直接打开链接，37个图表自动生成 | 即时可用 |
| 工位调整后同步信息 | 改Excel→截图→群发通知 | 后台修改→所有人看到的自动更新 | 零沟通成本 |
| 各职场使用率对比分析 | 收集各地数据→手动计算→制作对比表 | 系统自动计算对比，预警超标职场 | 自动预警 |
| 新职场数据接入 | 重新建表→设计格式→录入数据 | Excel批量导入→设置权限，流程已验证 | 快速复制 |
使用率超90%的职场自动预警，为扩容规划提供数据支撑。空闲工位分布一目了然，资源调配有据可依。
各职场行政独立维护自己的数据，互不干扰。领导无需登录即可查看全部，管理员修改实时生效。
多个城市的工位数据汇聚一处，跨职场对比分析。告别"每个职场一个Excel"的碎片化管理。
广州、烟台均通过Excel批量导入快速接入。后续更多职场可复用同样的流程，无需重新开发。
人提需求，AI实现，人验收
行政最清楚自己的业务场景。每一个功能都从实际需求出发——想法比工具重要
AI负责写代码、处理数据。行政不需要学编程——会描述需求就够了
每一版都认真测试、提出改进。需求越具体结果越好——十几个版本就是这样迭代出来的
技术工具可以学，但对业务场景的深入理解是行政人员的核心优势。AI是工具，懂需求的人才是关键。
先做出能用的，再根据实际使用不断完善。十几个版本迭代出来的效果，远好过一步到位的完美规划。
借助AI工具，行政人员也能把想法变成实际可用的产品，大大缩短了从需求到落地的距离。
这个思路不限于工位管理。资产台账、办公用品管理等行政工作场景，都可以用同样的方法来提效。
如果集团有需要，系统可以继续生长
深圳、成都、武汉等职场，
沿用已跑通的流程即可快速接入
工位变动趋势追踪、
部门空间使用效率分析、
为空间规划提供数据参考
同样的思路可以尝试用在
资产台账、办公用品管理等
行政日常工作中
AI技术在不断进步，
行政部会持续关注和尝试，
用新工具解决更多实际问题
感谢各位领导和同事的聆听